Quy trình và Thủ tục

Các dự án UROP được triển khai vào các học kỳ Fall, Spring và Summer, với yêu cầu cam kết từ 20 đến 60 giờ mỗi tháng trong ít nhất một học kỳ. Hầu hết các dự án sẽ được thực hiện tại khuôn viên VinUni, tuy nhiên vẫn có các lựa chọn ngoài trường (ví dụ khi sinh viên đi trao đổi) với hình thức hướng dẫn trực tuyến thông qua các buổi họp hoặc báo cáo định kỳ.

Lựa chọn khóa học

Các khóa UROP được chia thành hai lựa chọn khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu của sinh viên ở những giai đoạn khác nhau và mục tiêu khác nhau trong hành trình nghiên cứu.

Canvas là nền tảng chính để CECS quản lý sinh viên tham gia UROP, bao gồm phân nhóm nghiên cứu và thu nhận Báo cáo Giữa kỳ và Cuối kỳ – hai tài liệu quan trọng ghi lại tiến độ và kết quả nghiên cứu. Với lựa chọn có trả phí, hướng dẫn thanh toán sẽ được công bố trên Canvas. Chương trình do CECS điều phối, trong khi giảng viên hướng dẫn chịu trách nhiệm đánh giá và phản hồi báo cáo của sinh viên.

Quy trình đăng ký

• CECS gửi thông báo về các vị trí nghiên cứu đang mở kèm mô tả công việc.
• Sinh viên đọc kỹ thông tin và chủ động liên hệ giảng viên để trao đổi chi tiết trước khi nộp hồ sơ.
• Sinh viên nộp Đơn đăng ký trực tuyến. Nếu muốn tiếp tục sang học kỳ tiếp theo, sinh viên cần xác nhận trong Đơn để CECS cập nhật tên giảng viên trên SIS.
• Giảng viên xem xét hồ sơ và có thể phỏng vấn. Phạm vi công việc và trách nhiệm sẽ được thống nhất trong giai đoạn này.
• Nếu được chấp nhận, sinh viên đăng ký môn UROP trên SIS và tham gia khóa học tương ứng trên Canvas (đây là nơi sinh viên truy cập tài liệu và nộp báo cáo).
  Với Lựa chọn có trả phí, sinh viên sẽ ký Hợp đồng/Dịch vụ quy định nhiệm vụ và điều khoản chi trả.
• Sinh viên chỉ được thêm hoặc rút khỏi môn UROP theo lịch của VinUni Academic Calendar. Nếu bỏ sau hạn, sinh viên có thể bị chấm Fail.
• Sinh viên phải nộp Báo cáo Giữa kỳ và Cuối kỳ trên Canvas để được giảng viên đánh giá.
  Đối với Lựa chọn có trả phí, kết quả báo cáo là căn cứ để phê duyệt thanh toán.
• Sinh viên có thể được yêu cầu trình bày tiến độ nghiên cứu tại các sự kiện của CECS/VinUni (ví dụ poster session, hội nghị) theo yêu cầu của giảng viên hướng dẫn.

Tiến trình khóa học và các thay đổi

• Đổi đề tài nhưng giữ nguyên giảng viên hướng dẫn: Nếu sinh viên đổi đề tài nhưng vẫn làm việc với cùng một giảng viên hướng dẫn, sinh viên có thể tiếp tục đăng ký môn học kế tiếp trong chuỗi UROP (ví dụ từ UROP1010 lên UROP2010).
• Đổi giảng viên hướng dẫn: Nếu sinh viên chuyển sang làm việc với giảng viên khác, sinh viên bắt buộc phải bắt đầu lại từ UROP1010 hoặc UROP1011, dù đã từng tham gia UROP trước đó.
• Chuyển giữa Lựa chọn có tín chỉ và Lựa chọn có trả phí: Sinh viên cũng có thể chuyển đổi giữa hai lựa chọn (có tín chỉ hoặc có trả phí) sau khi đã hoàn thành ít nhất một khóa UROP, nếu được giảng viên hướng dẫn đồng ý qua email. Ví dụ, sau khi hoàn thành UROP1010, sinh viên có thể chuyển sang UROP2011 thay vì tiếp tục với UROP2010.